Finances
Un camp peut vite revenir cher. Le trésorier gère les finances et tient une comptabilité transparente. Le chef de camp veille au respect du budget.
Etablir un budget
Un budget détaillé doit être établi le plus tôt possible pour chaque camp. Les dépenses et les recettes peuvent être calculées sur la base du décompte de camps antérieurs.
- Hébergement: Pour ce poste, les dépenses peuvent varier fortement. Pour établir le budget, on notera donc le prix présumé par personne.
- Frais accessoires: Ne pas oublier la taxe de séjour et le nettoyage final.
- Transport et voyage: Demander le prix du billet collectif à la gare ou effectuer le calcul sur Internet et demander une offre aux entreprises de transport.
- Programme, abonnements et matériel: Procéder à une estimation une fois le programme de la semaine établi.
- Nourriture: Suivant les exigences, le montant varie entre 8 et 12 francs par personne et par jour; on peut diminuer les coûts en organisant par exemple une collecte de vivres.
- Réserves: Prévoir 5 à 10% des dépenses totales pour les imprévus.
- Subventions J+S: Demander le montant au coach J+S (voir aussi encadré ci-dessous).
- Contribution des élèves: Estimer le nombre de participants. Définir si les familles qui comptent plusieurs enfants ou qui sont dans une situation financière difficile bénéficient d’une réduction.
- Bénéfice/Déficit: Effectuer la planification de manière à avoir un budget équilibré, voire à réaliser un bénéfice. Il faut impérativement tirer au clair avant le camp qui couvrira un éventuel déficit.
A télécharger
Budget pour un camp (xls)
Tenir la comptabilité
La tenue d’un livre de caisse permet de garder en permanence un œil sur le budget. Le trésorier reporte les dépenses au fur et à mesure. Cela permet non seulement de simplifier le décompte final, mais encore d’éviter les mauvaises surprises. Tous les reçus et quittances doivent être conservés à titre de justificatifs. Il convient de les récolter auprès de tous les moniteurs à la fin du camp et de régler rapidement les montants dus.
Pour des raisons de sécurité, on ne gardera dans la caisse que l’argent nécessaire aux dépenses de la journée. Pour les montants importants, on demandera une facture/un bulletin de versement.
Faire les comptes
Après le camp, le trésorier établit un décompte détaillé dès qu’il a pu effectuer tous les paiements. Il compare les chiffres avec le budget et en tire les conclusions qui s’imposent pour les camps suivants. Il est conseillé de conserver le décompte final ainsi que toutes les quittances au moins trois ans pour pouvoir s’y référer en cas de questions.
Contribution financière de Jeunesse+Sport
Organiser un camp selon les standards J+S est non seulement un gage de qualité mais aussi un moyen d’en financer une partie. Toutes les informations sont disponibles auprès du coach J+S de l’école ou au service cantonal J+S.
Subventions J+S
Qui organise des camps de sport scolaire d’après les règles de Jeunesse+Sport reçoit 16 francs par jour de camp et par participant.