Aspetti finanziari
I campi possono risultare molto costosi. Il tesoriere del campo amministra il denaro e tiene una contabilità chiara e giustificabile. La direzione del campo è responsabile del rispetto del budget.
Di seguito tre tappe del processo che aiutano a gestire le finanze.
Definire il budget
Ogni campo necessita di un budget dettagliato definito per tempo. Entrate e uscite possono essere calcolate sulla base della contabilità dei campi precedenti.
- Alloggio: queste spese possono essere molto variabili. I contributi dei partecipanti vanno tenuti in considerazione nel calcolo del budget.
- Spese supplementari: da non dimenticare le tasse di soggiorno e la pulizia finale.
- Viaggio e trasporto: calcolare i costi online o alla stazione e procurarsi i preventivi per i mezzi di trasporto.
- Programma, materiale, abbonamenti: le spese possono essere stimate dopo aver definito il programma settimanale.
- Pasti: a seconda delle esigenze la spesa giornaliera è tra gli 8 e i 12 franchi a persona. La spesa giornaliera può essere ridotta ad esempio organizzando una donazione di generi alimentari.
- Riserve: prevedere il 5-10% della spesa complessiva per gli imprevisti.
- Contributi di G+S: chiedere l’importo al coach G+S.
- Contributo per il campo: stima del numero di partecipanti. Decidere se le famiglie con più bambini o quelle con meno mezzi economici hanno diritto a una riduzione.
- Attivi/passivi: pianificare il budget in modo da ottenere un pareggio o un attivo. È indispensabile chiarire prima del campo chi coprirà un eventuale passivo.
Da scaricare
- Modello bugdet per un campo (xls)
Tenere la contabilità
Il budget può essere controllato costantemente tenendo un libro di cassa. Il tesoriere deve annotare tempestivamente le spese effettuate nel libro di cassa. Questo facilita i calcoli alla fine del campo ed evita spiacevoli sorprese. Tutte le spese devono essere documentate. Si raccomanda quindi di conservare tutte le ricevute e le fatture. Al termine del campo raccogliere le ricevute di tutti i monitori e rimborsare al più presto tutte le spese da loro effettuate. Per motivi di sicurezza, la cassa deve contenere solamente i contanti necessari al pagamento delle spese quotidiane. Importi più elevati vanno versati contro fattura o con bollettino di pagamento.
Compilare il conteggio finale
Al termine del campo il tesoriere compila prima possibile un conteggio finale preciso, dopo aver effettuato tutti i pagamenti. Il tesoriere confronta le cifre effettive con il budget e ne trae conclusioni utili per i campi successivi. Si raccomanda di conservare per almeno tre anni il conteggio finale e tutte le ricevute, come supporto per eventuali chiarimenti tardivi.
Contributi finanziari da parte di Gioventù+Sport
Organizzare e gestire un campo secondo gli standard G+S rappresenta da un lato una garanzia di qualità, ma anche un’opportunità finanziaria. Se un campo sportivo soddisfa i requisiti G+S ed è annunciato a G+S, può ottenere un contributo supplementare. Per ulteriori informazioni, ci si può rivolgere al coach G+S della scuola oppure all’Ufficio cantonale dello sport Gioventù+Sport.
Contributi G+S
Gli organizzatori di campi scolastici, svolti secondo le regole die Gioventù + Sport ricevono un ulteriore sostegno di 16 franchi al giorno per ogni partecipante.