Dritti al punto: perché la tua presentazione ha bisogno di un messaggio chiave

Prima di iniziare, un’ultima domanda: che cosa dovrebbero portare a casa i partecipanti dopo la tua presentazione? Se devi riflettere a lungo per rispondere, questo contributo potrebbe esserti utile.

«Se non riesci a definire il tuo messaggio in una sola frase, non riuscirai nemmeno a comunicarlo in un’ora», afferma con convinzione l’esperta in comunicazione Dianna Booher. «KISS: Keep it short and simple» – non 7, non 5, non 3 messaggi chiave, ma solo uno. Ridurre all’essenziale è un lavoro difficile, che richiede tempo. Potrebbe essere uno dei motivi per cui solo poche persone si impegnano per ottenere questo risultato. Nel suo libro «Der einfache Weg zum begeisternden Vortrag»¹ (Come diventare un oratore coinvolgente), il professionista della retorica Florian Mück scrive di aver assistito nei primi sei anni della sua attività a circa 4700 presentazioni. Quando gli viene chiesto quante di queste presentazioni trasmettessero un messaggio chiaro, risponde: «Forse una dozzina».

È un peccato, perché il messaggio chiave fornisce un orientamento al pubblico, funge da filo conduttore della presentazione e aumenta la probabilità che questa rimanga impressa nella memoria di chi vi assiste.

Concentrare i contenuti di una presentazione in un unico messaggio non significa che i presenti ricorderanno solo quello. Se immaginiamo la presentazione come un viaggio, il messaggio chiave funge da guida. Proprio come il viaggio, che include anche alcune attrazioni turistiche e forse anche una o due deviazioni, la presentazione, oltre al messaggio centrale, comprende anche diversi argomenti, esempi e raccomandazioni, che rafforzano il messaggio chiave e, idealmente, vengono ricordati anche dal pubblico.

La regola «KISS: Keep it short and simple» non si riferisce soltanto al numero di messaggi chiave, bensì anche alla loro lunghezza. In un articolo del Blog, l’Institut für Rhetorik und Kommunikation² mette in guardia dai mostri verbali. Secondo questo istituto tedesco che si occupa di retorica e comunicazione, i messaggi chiave efficaci dovrebbero comprendere tra 3 e 7 parole. Guardando l’orologio, la raccomandazione è: se un messaggio non può essere espresso a voce alta in 3 secondi, è troppo lungo. Il motivo? La memoria di lavoro dell’essere umano, si trova in difficoltà con le frasi lunghe. Anche i contenuti formulati una sola volta mettono a dura prova la nostra memoria di lavoro. Se vuoi assicurarti che il tuo pubblico recepisca il messaggio chiave, devi ripeterlo più volte.

Impariamo dai migliori. Analizziamo due discorsi storici, che sono rimasti impressi nella memoria collettiva grazie ai loro messaggi incisivi. Il primo è il discorso inaugurale dell’allora Presidente degli Stati Uniti Barack Obama nel 2008, che si rivolse al popolo americano con il messaggio «Yes we can». Nel suo discorso di 17 minuti, pronunciò questa frase ben sette volte. Il secondo è il discorso pronunciato dal leader del movimento per i diritti civili Martin Luther King al termine della marcia su Washington nel 1963. Anche lui scelse un messaggio semplice e chiaro: «I have a dream». Un messaggio potente che durante il suo discorso, durato anch’esso 17 minuti, venne ripetuto otto volte.

Probabilmente nella tua prossima presentazione non ti rivolgerai a un’intera nazione e il contesto sarà meno solenne. Perciò, non sarà necessario ripetere il messaggio chiave sette o otto volte. Gli esperti di retorica raccomandano di inserire il messaggio tre volte nel corso della presentazione. Come ha fatto in modo esemplare il fondatore di Apple Steve Jobs, nel suo celebre discorso all’Università di Stanford, in cui esortò i laureandi a seguire le proprie passioni con il messaggio chiave «Stay hungry. Stay foolish» (Siate affamati. Siate folli), ripetuto tre volte.

Chiaramente, nel frattempo avrai capito qual è il messaggio chiave di questo articolo: «KISS: Keep it short and simple». Il nostro messaggio chiave su come formulare i messaggi chiave. Di certo lo hai interiorizzato. Abbiamo seguito le raccomandazioni sopra. Abbiamo formulato il nostro messaggio chiave in modo breve, chiaro e incisivo e — in linea con la regola citata — lo abbiamo ripetuto tre volte. Abbiamo seguito le raccomandazioni citate nel testo.